Webサーバ構築やHP作成のひとり言
Web企画・提案で思うこと２
「当社では一応システムは入っているし、パソコンは全社員に配備してある。これ以上投資する必要はあるのか？」
この傾向にある経営者はＩＴの有用性を理解しています。ただし「ＩＴがわかる」という自負があるだけに、自分の
会社はＩＴ経営ができているという勘違いが生まれやすいとも言えます。これまでの私の経験から、このタイプの経
営者は業務とシステムが合っていないことに気づかないことが多いように思います。法律が変わり、会計基準が変
わり、顧客とのビジネスモデルが変わり、組織も変わっているのに業務系システムは数年前と変わっていないとい
うことがよくあります。当然上記のような環境変化があれば業務は変わっているのですが、システムは変わってい
ないため人間が手作業でカバーしています。それが当たり前、普通となってしまい、その非効率さに気がつかない。
そしてその非効率な業務に慣れてしまうと社員も仕事のやり方を変えたくないと思ってきます。経営者もちゃんと
コンピュータを使って仕事をしている自社をＩＴ化ができていると勘違いし、いつの間にか属人化された不正確な
データを２～３週間後にもらって経営情報として使い、次第に競争に負けていくわけです。エクセルにデータをダ
ウンロードして業務を行っている部署が多くあるようでしたら、業務とシステム機能がマッチしているかチェック
してみるといいでしょう。
「システムを入れるとどれぐらい売上が上がるのか？またどれだけ効率化されてコストが下がるのか？」経営者と
しては当然の疑問のようで実はそうではありません。ＩＴに詳しくない経営者はコンピュータを入れさえすれば自
動的に業務が効率化され、コストが下がると思っています。前と同じ例を使うならば、最新のＤＶＤレコーダーと
高い英会話の教材を買ってきた人がいるとします。それだけでこの人は英語が話せるようになるでしょうか。答え
は言うまでもないのですが、ことコンピュータとなると経営者は何故か英語が話せるようになると思ってしまうの
です。要するにコンピュータのハードとソフトを使うのはあくまで人間であり、その習熟度によって業務が効率化
され、結果としてコストが下がります。また欲しい時に欲しい情報を得た経営者は他社より先に重要な意思決定が
でき、結果として売上や利益が増大するのです。
Web企画・提案で思うこと１
Ｗｅｂ作成などで大抵の企業や会社に尋ねられることの殆どが、「コンピュータのことはようわからん」、「うちの会社で本当に必要なのか」との意見が多かったので、下記にまとめてみました。
ＩＴとコンサルティングについて、多数の経営コンサルタントやIT営業マンとのフォーラムでよく議論されます。非常に興味深いのは、企業は生き物なので皆それぞれ個性がある一方、大変類似している面も多くあるというです。複数の企業を支援している立場からみると、実はどの企業でもよく似た業務を行っているのですが、大抵の企業は「うちは特殊だから」とおっしゃいます。また、経営層がＩＴをなかなか理解してくれないケースが多いのも類似の一つです。
まず、その前に経営者のＩＴにおける意識について代表的な傾向を説明します。
「コンピュータのことはようわからん」、「うちの会社で本当に必要なのか」、こう思っている経営者は実は非常に多いのです。経営者に経営の３資源は何でしょう？と聞くと、経営に携わる大抵の方にはお答えいただけます。そう、「人、物、金」です。では４つ目は？と聞かれると困ってしまいます。４つ目は「情報」です。昔と違い企業が提供する製品やサービスそのものの良さだけでは差別化が図りにくい市場環境になっています。そのような環境の中で第４の企業の資源である「情報」というものをどう扱うかが競争力を強化するポイントであることをご存知
ない経営者も多いのです。情報武装した企業は経営の意思決定のスピードが他社より早い。私は、この意思決定の早さが企業の最大の差別化ポイントだと感じることが多くなってきました。これがＩＴの効果なのです。経営者はコンピュータ技術を理解する必要はありませんが、それがもたらす情報の重要性と使い方を理解する必要があります。自宅にあるＤＶＤレコーダーの中身を知らなくても録画し、再生するという使い方がわかれば十分に映像を楽しむことができるのと同じです。経営者は「人、物、金」と同じレベルでどの情報がどのタイミングにあれば経営判断が正しく、早くできるかを考えることが必要なのです。
グループウェアの考察３
2.社内のコミュニケーション向上
社員全員に発信する情報は、以前なら印刷した紙文書を回覧するといった一方通行的な手段が取られてきました。例えば、集合掲示板などに貼って伝えるにしても、見逃してしまう社員が出るかもしれず、このような伝達方法では情報が社員に行きわたるか常に不安がありました。
しかし、グループウェアは回覧といったアナログな伝達方法ではなく、電子掲示板に告知すべき情報を書き、社員全員にメールで掲示板を見ることを促すことを可能にし、より確実に情報を伝達することできるのです。また、電子掲示板は社員が自由に書き込むことも可能で、一方通行ではない双方向でのコミュニケーションの場を作ることも容易に行えます。
3.業務の効率化
業務の効率化のために活用できる機能の1つが、ワークフローです。ワークフローとは、今まで社内を巡回して処理していた書類を電子化して、ネットワーク上で処理しようとする機能です。この機能を活用すれば、勤怠、出張報告、各種申請、稟議決裁などに伴う事務処理を大幅に軽減できます。例えば、決裁権のある上司が出張先にいたとしても、インターネットを通じてグループウェアで稟議決裁処理ができれば、書類処理待ちによる業務の遅滞も起こらず、業務効率を飛躍的に高めることができます。
グループウェアの導入は中小企業にとっても敷居が低く、利用するために何か特別なスキルが必要とされるものではありません。しかし、社員が日々の情報を確実かつ着実に入力し、独自のデータベースを構築しなければ、グループウェアが持つ本来の機能を生かすことができません。最も難しいのは、この「いかに活用するか」という点にあります。経営者やIT担当は、グループウェアの活用を社員に徹底させる必要があります。勤怠や各種申請などの業務処理のほか、特に営業マンには営業から帰社した際の営業報告情報をグループウェアのデータベースに入力させることを義務づけるなど、「しばり」を設ける必要があるでしょう。社員は慣れてしまった仕事のスタイルを変えようとしないものです。「グループウェアは便利だから活用するだろう」と漫然とした考えで、導入しても本来の効果は引き出せません。
グループウェアの考察２
IBMの「Lotus Notes」やサイボウズの「サイボウズoffice」を代表とするグループウェアはここ数年、中小企業の間で飛躍的に導入が進んできたシステムです。グループウェアは、中小企業のユーザーにとって、利用価値や利用効果が目に見えやすいITということには違いはないが、導入しただけですぐに効果が表れるようなシステムではありません。グループウェアの本質的な機能を理解し、導入メリットと注意点を考慮する必要があります。
グループウェアは、図のように電子メールやスケジュール管理など多様な機能を備えています。
導入の効果という意味では、「情報の共有化」「社内のコミュニケーション向上」「業務の効率化」という3点に集約することができます。まずはこれら
の本質を理解することが大切です。
1．情報の共有化
営業マンが出先から会社にある顧客情報にアクセスできれば、営業の効率は大幅に上がるとかんがえられます。グループウェアではこのような情報共有を可能にします。インターネットやブロードバンドが普及したことから、現在販売されているグループウェアパッケージには、「Internet Explorer」（IE）などのWebブラウザからその機能を利用できるようになっており、顧客のデータを共有しておけば、営業マンはいつでもインターネットを通じて最新の情報を確認することができます。パッケージによっては、携帯電話からでも情報を確認できるものもあり、リアルタイムな情報共有が可能です。
グループウェアの考察１
ネットワークのサポートで、得意先へ向かい雑談を交えながら話をしていると、
グループウェアってどの様なものですかと聞かれました。この会社は社員15人程度の
会社なのですが非常にみなさん出張が多く、まあ、確かにグループウェアのプログラム
設置するのも１つかなと思いました。
まずは、グループウェアを考えてみたいと思います。